intrattiene rapporti con le Amministrazioni dello Stato, delle Regioni e degli enti locali, in Italia e all’estero, nel rispetto delle normative, dei ruoli istituzionali e del proprio Statuto, promuovendo un dialogo basato sulla massima collaborazione. Nella gestione di questi rapporti, è richiesta particolare attenzione nel prevenire ed evitare ogni possibile situazione di conflitto, sia personale che aziendale. Tutti coloro che, per incarico o funzione, rappresentano FFM nei rapporti con la Pubblica Amministrazione sono tenuti a rispettare le normative vigenti, i regolamenti applicabili, il Codice Etico e il MOG 231. Procedura per la selezione di affidatari di lavori, di fornitura in opera di impianti o materiali per la manutenzione, servizi e nuovi interventi Attraverso la Procedura, FFM definisce le modalità di individuazione dei fornitori e la gestione dei relativi rapporti di collaborazione. Le modalità di selezione di Fondazione si ispirano ai principi di trasparenza, efficienza e buona fede contrattuale e stabiliscono le regole fondamentali per la gestione del processo. I fornitori sono sottoposti al processo di qualificazione previsto dalla Procedura Albo Fornitori. L’Area Tecnica e Amministrazione, Finanza e Controllo, ciascuna per le proprie competenze, sono responsabili della verifica della regolarità normativa dei fornitori attraverso la documentazione prevista dalla legge. A seconda delle esigenze, Fondazione può adottare diverse modalità di selezione: procedura a inviti o procedura aperta, entrambe con o senza prequalifica. Procedura albo fornitori La Procedura nasce con l’obiettivo di definire metodologie e modalità per valutare i fornitori e subfornitori di prodotti e servizi per assicurare che, per tutta la durata del rapporto, mantengano i requisiti richiesti da Fondazione Fiera Milano. Il processo di qualifica ha inizio con la richiesta da parte di un responsabile di funzione o del fornitore stesso, mentre nel caso di subfornitori, la qualifica avviene su segnalazione del fornitore qualificato, chiamato a fornire la documentazione necessaria. Il materiale richiesto ai fornitori comprende informazioni di natura penale, una visura reputazionale e l’ultimo bilancio disponibile. In particolare, per la valutazione della posizione finanziaria dei fornitori, Fondazione valuta il patrimonio netto, il risultato netto degli ultimi due esercizi, il fatturato e il costo del personale. I fornitori e subfornitori sono tenuti a mantenere i requisiti di qualifica per tutta la durata del rapporto con FFM. L’eventuale perdita dei requisiti potrà comportare la risoluzione del contratto e/o il recesso da parte di FFM. La Procedura si applica a tutti i fornitori e subfornitori coinvolti nell’approvvigionamento di beni, servizi e nella gestione di appalti ed è supervisionata dall’Area Legale e Societario. Procedura gestione acquisti La Procedura disciplina l’acquisto di beni, servizi e consulenze da parte di Fondazione, garantendo il rispetto dei principi di correttezza, trasparenza, professionalità e chiarezza. In particolare, regola l’emissione di richieste di acquisto, ordini e la verifica di conformità tra quanto ordinato e ricevuto. Il processo d’acquisto prevede una netta separazione dei ruoli tra chi richiede l’acquisto, chi assume impegni verso terzi, chi verifica le consegne, chi registra le fatture e chi gestisce i pagamenti. I soggetti coinvolti sono tenuti a rispettare le normative vigenti, il Codice Etico e il MOG 231, garantendo tracciabilità, verificabilità delle informazioni e una corretta archiviazione della documentazione prodotta. Quando si manifesta un’esigenza di approvvigionamento, il responsabile di funzione comunica la richiesta all’Area Amministrazione, Finanza e Controllo (AFC), che seleziona il fornitore tramite la Procedura Albo Fornitori. [MDR-A] Azioni e risorse relative all’impegno politico e attività di lobbying Lo sviluppo economico e l’internazionalizzazione del Sistema Paese si basano anche sul contributo del settore fieristico-congressuale italiano, secondo in Europa per dimensione e capacità di attrazione. Anche di fronte a scenari globali complessi come quello attuale, le fiere continuano a rappresentare preziose occasioni di scambio e crescita per i tessuti industriali. Fondazione è una lente d’ingrandimento sull’economia che permette di comprendere l’azione delle imprese nel contesto socioeconomico. Bilancio Annuale 2024 90
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